Dans les coulisses du comité de programme: chaque présentation compte, et chaque intervenant aussi

Dans tout événement d’affaires, le succès repose largement sur un programme méticuleusement conçu et des présentations captivantes et riches en contenu. Mais comment garantir que chaque présentation ne soit pas seulement engageante, mais apporte aussi une véritable valeur ajoutée aux participants? Dans cet article, nous dévoilons les méthodes qui permettent au comité de programme d’atteindre cet objectif précis.

Le rôle du comité de programme

Le comité de programme agit comme des « architectes » du savoir qui, tels des ingénieurs chevronnés, conçoivent un programme où chaque intervention vient enrichir l’ensemble et répondre aux besoins spécifiques de l’audience. Leur travail exige non seulement une expertise professionnelle, mais aussi des outils précis pour sélectionner les présentations capables de résoudre des problématiques concrètes et d’apporter un impact durable à la pratique des participants. Dans notre étude, nous explorons comment le comité de programme peut tirer parti de ces outils et approches pour choisir des présentations qui deviendront la base de changements pratiques pour les participants.

Important complément: “L’orientation pratique du programme est la philosophie avec laquelle nous abordons la sélection de chaque présentation et l’interaction avec chaque intervenant. Il est essentiel que les questions posées ne révèlent pas seulement l’essence du sujet, mais conduisent aussi à des solutions concrètes, applicables dans le travail réel. Cela exige des approches approfondies et claires.”

Les trois étapes pour construire un programme de qualité

Pour que chaque présentation réponde aux besoins de l’audience, le comité de programme se fixe plusieurs objectifs clés et divise son travail en plusieurs étapes. Ces étapes ne servent pas seulement à sélectionner les thèmes et les intervenants – elles garantissent que le contenu choisi sera utile pour les participants et exercera une influence à long terme sur leur activité.

Étape 1 : Concours de présentations

Cette étape permet d’attirer un grand nombre de candidatures variées et de découvrir de nouveaux talents.

Étape 2 : Filtrage des présentations

À ce stade, les thèmes les plus pertinents et utiles sont sélectionnés. Le comité de programme utilise plusieurs critères pour évaluer les candidatures:

• Valeur pratique: Dans quelle mesure la présentation aide-t-elle à résoudre des problèmes spécifiques de l’audience?
• Nouveauté de l’information: La présentation apporte-t-elle une approche unique ou un point de vue neuf sur le sujet?
• Adéquation au thème de la conférence: La pertinence du sujet pour les besoins actuels du marché et les intérêts de l’audience.
• Compétence de l’intervenant: L’expérience de l’intervenant dans le domaine abordé, confirmée par ses interventions précédentes ou son statut professionnel.

Ce processus de filtrage permet au comité de se concentrer sur les présentations qui apporteront une réelle valeur ajoutée. Par exemple, organiser une conférence dans les salles pour événements d’entreprise avec des conditions flexibles nécessite un contenu varié et professionnel pour attirer des leaders du marché, prêts à partager leurs réalisations et échanger leurs expériences.

Étape 3 : Préparation des présentations

À cette étape, les interventions sont peaufinées pour leur donner la structure et le format optimal.

Qui fait partie du comité de programme ?

Le comité de programme inclut les professionnels suivants:

• Experts de l’industrie qui possèdent des connaissances approfondies dans le domaine de la conférence.
• Coordonnateur du comité de programme qui aide à organiser le processus et veille au respect des délais.
• Coachs et formateurs qui aident les intervenants à se préparer, à structurer leur présentation et les entraînent à la prise de parole.

Important complément: Pour le succès d’une conférence, forum ou congrès, ajoutez un technicien de scène qui sera responsable de tous les aspects techniques de l’équipement, y compris les micros, les diapositives et l’éclairage. En outre, pour rendre les discussions interactives et les enrichir, il est utile d’engager des modérateurs dotés de solides compétences en communication avec le public.

Comment le comité de programme fonctionne-t-il ?

• • Intégration et appel de coordination: Les nouveaux membres se familiarisent avec les étapes du processus, les outils (Zoom, Trello, Airtable) et reçoivent des instructions sur les processus.

Important complément: Il est important, dès l’intégration, de désigner un responsable de la coordination des outils techniques ainsi que de leur intégration avec les autres plateformes. Cela aide à éviter les erreurs dans l’accès aux données et la communication par la suite.

• • Définition des thèmes: Le comité publie un appel à contributions, précisant les thèmes de la conférence.

Important complément: À ce stade, il est utile d’organiser une discussion ouverte sur les thèmes avec des participants précédents ou des communautés professionnelles concernées. Cela améliore la pertinence du programme pour l’audience et assure la soumission de propositions par de véritables experts.

• • Recherche et sélection des intervenants: Après avoir discuté des thèmes, le comité cherche des experts appropriés. Cela peut se faire de manière proactive par les membres du comité ou de manière réactive en attirant les candidatures par un appel à contributions.
  • Gestion des candidatures: Toutes les propositions sont centralisées dans un système CRM, où l’historique de chaque intervenant est suivi. Le comité répartit les candidatures en s’assurant qu’elles sont toutes examinées et que les intervenants sont contactés.

Important complément: Il est utile d’intégrer dans le système CRM des évaluations des intervenants basées sur des événements passés, ainsi que des commentaires. Cela offre des informations supplémentaires pour un choix objectif. Ce système de notation permet d’identifier les intervenants préférés et contribue à une sélection plus impartiale pour les événements futurs.

• Validation des présentations: La validation inclut l’analyse de l’expérience de l’intervenant, la discussion des points clés et un appel final du comité pour répartir les propositions en catégories: “sûr”, “à peaufiner” et “refusé”.
• Élaboration de l’horaire: Le comité établit l’horaire de la conférence en suivant une liste de critères, tels que la répartition équilibrée des intérêts, la capacité des salles et les préférences des intervenants.
• Préparation des intervenants: Après la sélection des intervenants, le comité supervise leur préparation. Des séances de coaching thématique et structurel, des formations à la prise de parole en public sont organisées, et des instructions sont envoyées.
• Le jour de la conférence: Le comité assiste les intervenants lors des répétitions, organise le support technique et pose des questions aux intervenants pour enrichir le contenu.
• Analyse post-conférence: Après l’événement, des sondages sont menés auprès des participants et des intervenants. Les données recueillies aident à améliorer le programme, à identifier les sujets d’actualité pour la prochaine édition et à éviter les erreurs passées.

Indicateurs de performance clés pour évaluer l’efficacité du comité

• Nombre de retours positifs des participants.
• Pourcentage de présentations ayant reçu une haute note d’utilité.
• Augmentation du nombre de participants réguliers.
• Taux d’intervenants prêts à participer à des événements futurs.

Important complément: Je recommande une analyse approfondie basée sur les statistiques recueillies. Par exemple, il est pertinent de prendre en compte non seulement les évaluations des intervenants, mais aussi les commentaires laissés par les participants. Cela fournit une vue d’ensemble et révèle les aspects à améliorer ainsi que ceux qui ont répondu aux attentes.

Liste de vérification améliorée avec les recommandations de l’expert